アクティオが日本IBMの支援で調達業務AI化を推進。年間23万件・半数が都度見積の間接材調達をエンドツーエンド自動化

アクティオは、日本アイ・ビー・エムの支援のもと、サプライチェーンの最適化とガバナンス強化を目的にAIを活用した調達業務の高度化に着手した。

見積書の確認から調達システムへの発注情報登録までの一連の業務を判断プロセスも含めAIによりエンドツーエンドで自動化する仕組みの構築を進めており、2026年9月を目標に都度見積もりによる間接材調達業務への適用を開始する。

年間約23万件・半数が都度見積の複雑な調達業務。取引先ごとに異なる見積書の手作業確認・入力から抜本的な変革へ

アクティオは全国に広がる拠点網と多様な事業領域を背景に、間接材の調達件数は年間約23万件に達し、その半数を都度見積もりが占めている。

建設現場のニーズに迅速に対応するため調達業務には高いスピードと正確性が求められる一方、取引先数や取扱品目の多さから業務は複雑化していた。

従来は担当者が取引先ごとに異なる形式の見積書を確認し、品名や金額を手作業で調達システムに入力していたため、業務負荷の増大に加え入力ミスや確認漏れのリスクが課題となっていた。

事業拡大に伴い調達業務におけるガバナンス強化やルール徹底の重要性も高まっており、見積内容と申請内容の整合性確認や値引き・送料などの条件確認は統制上重要である一方で担当者にとって大きな負荷となっていた。

数千社の見積書を5分毎にAIが自動読込・整合性確認・発注登録まで一気通貫。最終承認は人が実施

日本IBMのIBM Cloudをアプリケーション実行基盤として採用し、数千社の取引先から届く多様な形式の見積書をAIがおよそ5分ごとに自動で読み込み継続処理する仕組みを構築した。

取得された見積書はAIにより品名・数量・単価・金額に加え値引きや送料の有無など複合的な条件の整合性を統一された基準で確認する。

その上で見積確認から発注登録までを一連のワークフローとして処理し、判断を伴う業務も含め一貫して遂行するプロセスを構築した。

従来は紙やPDFに分散していた取引実績やコスト構造などの調達データを構造化・可視化することでデータに基づく意思決定と継続的な改善を可能にしている。

最終的な発注承認は従来通り人が行い、プロセスによる標準化と人による判断を組み合わせた運用としている。